Аутсорсинг печати: зачем, как и для кого
Любая компания независимо от ее размеров заинтересована в том, чтобы снизить расходы, связанные с оргтехникой и печатью документов. Есть разные способы как этого достичь. Один из самых надежных – аутсорсинг печати. Что кроется за этим понятием, как устроен процесс, в чем его преимущества и недостатки, как выбрать подрядчика? На эти и другие вопросы ответим в этой статье.
Под аутсорсингом печати понимают комплекс услуг, который направлен на освобождение заказчика от задач, связанных с печатью документов и обслуживанием офисной техники. Подрядчик берет на себя решение ряда вопросов: обеспечить компанию необходимым оборудованием и расходниками, регулярно обновлять ПО, мониторить затраты на печать и ее объемы. Вся деятельность направлена на то, чтобы печать документов проходила без сбоев, была надлежащего качества, расходы заказчика на эти работы сводились к минимуму. Услугами аутсорсинга печати могут воспользоваться как крупные предприятия, так и небольшие офисы: масштаб парка оборудования не имеет значения.
Не путать понятия
Существует термин, с которым часто путают аутсорсинг печати, – покопийное обслуживание. Некоторые считают их синонимами. Но это не так. Покопийка подразумевает услуги печати, в которых не делается ставка на качество отпечатков, стабильный и бесперебойный процесс, безопасность данных. Заказчик оплачивает сумму, которая складывается из количества копий и стоимости одного отпечатка.
Аутсорсинг подразумевает управление всей печатной инфраструктурой компании: подбором и обслуживанием оборудования, поставкой расходных материалов, техподдержкой, мониторингом состояния устройств и т.д. Задача подрядчика – оптимизировать процессы, сократить расходы.
Секреты экономии
Внедрив аутсорсинг, компании могут сэкономить до 60% затрат на печать. За счет чего это происходит?
- Проводится оптимизация парка оргтехники, устанавливаются принтеры и МФУ высокой производительности, на которых стоимость отпечатка ниже. Благодаря этому снижаются время простоя техники и энергозатраты.
- Заказчик не тратится сразу на покупку новой техники. Он получает ее в лизинг или арендует. Тем самым, снижается риск потратить больше или купить не то оборудование без предварительного аудита.
- На аппараты, где это возможно, устанавливаются картриджи большего объема. В результате заметно снижается цена отпечатка.
- Сотрудники IT-отдела больше не тратят время на замену картриджей, ремонт устройств. Они переключаются на более важные задачи.
- У подрядчика есть возможность устанавливать специальные модели с большим ресурсом работы и более выгодные по стоимости, которых нет в открытой продаже.
- Вам не нужно думать о том, где хранить запчасти на случай поломок. Подрядчик обеспечивает необходимый объем расходных материалов, который всегда под рукой. Тем самым, в офисе обеспечена бесперебойная работа техники.
- С компании снимаются амортизационные расходы и отчисления на имущество – техника не ставится на баланс компании.
- Исключены затраты на внеплановые поломки – расходы на ремонт спрогнозированы и включены в бюджет.
- Обеспечена постоянная техподдержка. По любой проблеме сотрудники заказчика могут напрямую связаться с аутсорсером и проконсультироваться.
- За всю печатную инфраструктуру отвечает один поставщик. Это позволяет не тратить время на поиск ответственных в случае возникновения проблем.
О чем нужно задуматься
Несмотря на всю привлекательность услуги аутсорсинга, у нее есть и недостатки.
- Существуют принтеры без счетчиков, которые не позволяют снять показания. А значит трудно прогнозировать и отслеживать эффективность печати.
- На струйных принтерах сложно вести учет копий. Придется менять на лазерные устройства или искать варианты, как вести расчет стоимости струйной печати.
- Сложность внедрения. Аутсоринг печати – длительный процесс, особенно если у заказчика региональная сеть филиалов. Может потребовать 3-6 месяцев, чтобы полностью выстроить систему.
- Доверие. Готовы ли вы передать сторонней компании часть функционала своего IT-подразделения?
Где гарантия?
Многих заказчиков волнует вопрос безопасности своих данных. Кто-то даже может посчитать это препятствием для перехода на аутсорсинг. Подрядчик гарантирует конфиденциальность, подписывая соглашение о неразглашении. Помимо этого заказчик со своей стороны может ограничить функционал ПО и использовать современные устройства, которые способны обеспечить необходимую информационную защиту. Среди них шифрование при печати, авторизация пользователя перед началом печати, шифрование жесткого диска принтера. Нелишним будет поинтересоваться у аутсорсера, какую технику он планирует устанавливать и соответствует ли она требуемому уровню защиты.
Этапы выбора проекта
Выбор проекта аутсорсинга печати требует серьезной подготовки. С помощью специального ПО подрядчик предварительно проводит аудит устройств, считает объем печати компании, текущие затраты. От полноты и качества аналитической работы зависит успех будущего проекта. Подготовка предложения для заказчика проходит в несколько этапов.
Аудит инфраструктуры печати:
- Аудит парка печатающей техники.
- Организация мониторинга печати путем сбора данных с печатающих устройств с помощью специального ПО (собирается только информация о параметрах печати. Содержание документов недоступно для анализа).
- Сбор пожеланий пользователей по качеству и удобству печати.
Анализ данных:
- Выявление перегруженных или недогруженных устройств.
- Пути оптимизации расстановки устройств в офисах.
- Расчет текущей экономической модели печати и удовлетворенности пользователей.
Подготовка предложения проекта:
- Разработка представления будущей конфигурации.
- Презентация одного или нескольких решений (с планом расстановки техники).
- Презентация расчета экономической эффективности.
По итогу проведенной работы у заказчика есть полное понимание о состоянии инфраструктуры печати компании и варианты возможных решений.
Правильные вопросы
Успех внедрения аутсорсинга напрямую зависит от опыта подрядчика. Поэтому перед тем, как выбрать один из предлагаемых вариантов, не стесняйтесь задавать потенциальному исполнителю правильные вопросы:
- Оборудование какой марки установят в офис?
- Какая система управления печатью будет использоваться и почему?
- Какие расходные материалы планируется использовать – оригинальные или нет?
- Какое планируется время реакции техподдержки до восстановления устройства?
- Есть ли у компании свой склад запчастей и свои специалисты?
- Как будет организовано обслуживание региональных офисов?
Аутсорсинг печати – это решение для компаний, которые хотят экономить ресурсы на печати. Если грамотно подойти к выбору подрядчика, провести предварительную подготовку и поэтапно внедрить проект, результатом станет существенная экономия на оргтехнике и расходниках.
